Les documents personnels ou administratifs sont souvent valides dans un délai ou non. Il est également recommandé de les garder en sécurité et à l’abri de toute menace dans leur format d’origine.
D’ailleurs, il existe pour chaque papier personnel ou administratif une prescription légale quant à son délai de conservation. De ce fait, la conservation de documents est une obligation légale que nous vous recommandons de respecter.
Le but est de faire de vos documents des preuves légales et recevables en justice en cas de litige ou de contestation.
Ces documents ne servent pas que la justice. Ils sont également d’une grande importance et d’une grande utilité sur les plans comptables et fiscaux où ils jouent le rôle de pièces justificatives.
Sur le plan juridique et le plan social, ils permettent notamment de justifier des décisions prises par une assemblée générale.
Pourquoi conserver des papiers personnels ?
Les documents personnels doivent être conservés pendant leur période de validité et bien au-delà. Ceux-ci s’avèrent utiles pour une raison ou une autre et servent soit de preuve soit de justificatif dans certaines situations.
D’ailleurs, c’est une obligation légale de les conserver. Les pouvoirs publics donnent des indications sur les délais pour chaque document. Il s’agit de la durée minimale de conservation.
En effet, dans la majorité des cas, ces papiers personnels représentent des accords entre plusieurs parties prenantes. De ce fait, il permet à différents niveaux aux cocontractants de :
- Faire valoir leurs droits,
- Faire des réclamations,
- Fournir une preuve légale et valide en justice.
En principe, ces documents permettent de :
- Prouver l’existence d’un droit,
- Veiller au respect d’une obligation.
Combien de temps conserver les documents liés à votre situation familiale ?
Les documents liés à la famille sont, pour la plupart, valides pendant toute la durée de vie du détenteur. Ils ont donc une validité permanente pour la majorité. Il va s’agir de :
- Actes d’état civil, (de naissance, de reconnaissance, de mariage et de décès),
- Jugement de divorce et d’adoption,
- Documents relatifs à la situation matrimoniale tels que le contrat de mariage et la convention de Pacs,
- Livret de famille,
- Diplômes,
- Avis de versement d’allocations familiales qui dure au plus 5 ans.
Combien de temps conserver des documents relatifs à l’assurance ?
La durée légale de conservation pour chacun des documents d’assurance est variable. Les documents d’assurance ont, pour la plupart, une durée légale de conservation de 2 ans à partir de leur date de production. Pour certains documents, c’est bien plus.
Les documents tels que les contrats, les avis d’échéance, les quittances, les courriers de résiliation et les preuves du règlement ont une durée légale de conservation de 2 ans.
Quant aux contrats d’Assurance-vie et de dommages corporels, leur période de conservation est de 10 ans.
Les relevés d’informations automobiles doivent, quant à eux, être préservés à vie.
Combien de temps conserver des factures ?
Pour ce qui est des factures d’électricité, d’eau et de gaz, elles ont une période de conservation de 5 ans.
Les factures de téléphone fixe, mobile et d’abonnement Internet ainsi que toutes les autres factures doivent être conservées pendant au minimum un an.
Combien de temps garder des documents liés au logement ?
Les documents de logement sont à garder précieusement. Vos preuves de paiement de charges de copropriété, vos correspondances avec le syndicat, vos procès-verbaux des assemblées générales de copropriété ont une durée légale de conservation de 5 ans.
En principe, chaque bailleur remet à son locataire des papiers importants spécifiant les accords de bail. Les parties contractantes ont l’obligation de conserver ces documents.
Les courriers de révision de loyer doivent être conservés pendant un an. Les états des lieux, les contrats de location et les quittances de loyer ont une durée de conservation légale de 3 ans.
Le locataire doit conserver les quittances de loyer pendant toute la durée de sa location, mais aussi pendant les 3 années suivant la rupture de contrat.
Donc, les documents de logement ont un délai de conservation qui débute après la période de location.
Combien de temps garder des documents liés à votre activité professionnelle ?
Les documents professionnels sont de 4 types : les factures, les documents comptables, les documents sociaux et les documents du personnel. Leur durée légale de conservation varie en fonction de la catégorie.
Les factures
Les factures sont d’une grande importance pour une activité professionnelle. Elles permettent d’avoir une traçabilité des achats et des ventes. Il est préférable de les préserver sous leur forme originelle. À défaut d’avoir des originaux, des souches peuvent être utiles.
Pour des besoins de respect du Code Général des Impôts, la loi préconise de les conserver pendant 6 ans. Les obligations comptables, elles, imposent une durée minimale de 10 ans.
Les documents comptables
Les documents de comptabilité doivent être préservés pendant 10 ans. Il s’agit des livres comptables, des registres comptables, des comptes annuels et des pièces justificatives. Cette période de conservation débute à partir de la date de clôture du livre ou du registre.
Les documents du personnel
Pour les documents du personnel, la durée de conservation dépend de leur utilisation. Tous doivent durer au moins 5 ans au sein de l’entreprise d’après la loi. Certains de ces papiers servent de justificatifs pour le fisc. La loi recommande de les conserver pendant 6 ans.
Il peut arriver qu’ils servent de document comptable, alors ils vont devoir être préservés pendant 10 ans au minimum. Ce sont en effet les bulletins de paie, le registre du personnel et les documents sur les rémunérations.
Les documents sociaux
La durée légale de conservation des documents sociaux varie entre 5 et 6 ans. Le statut est un document social qu’on conserve en entreprise pendant au moins 5 ans à partir de la date d’inscription de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés.
Les registres des différents procès-verbaux doivent quant à eux être conservés pendant 6 ans au sein de l’entreprise. De préférence, ils doivent être sous leur format originel.
Combien de temps garder les documents des impôts ?
Les déclarations des revenus, les avis d’imposition sur le revenu et les justificatifs doivent être conservés pendant 3 ans. Les taxes foncières et taxes d’habitation se conservent sur une année.
Fichiers papiers ou numériques ?
Pour les papiers importants qu’on vous transmet sous format papier, nous vous recommandons de les conserver le plus longtemps possible dans leur état originel.
Pour les documents qui vous parviennent sous format électronique, que ce soit par téléchargement ou par votre courrier électronique, il est plus facile de les préserver sous cette forme-là.
Il est possible de passer d’un format de document à un autre afin de disposer de copies que vous pouvez utiliser à votre guise. Le scan permet de passer du format papier au format numérique, tandis que l’impression aide pour le cas inverse.
La loi impose de conserver les documents personnels et administratifs. Elle vous dit quel papier préserver tout en vous indiquant le délai minimal de conservation. À chaque document, sa durée légale de conservation.
Bien que la conservation de documents soit une obligation légale, ce manquement n’est en aucune façon sanctionné. Toutefois, en cas de litige, l’absence de ces documents peut être préjudiciable. Pour plus d’informations sur vos droits, consultez Me Arnaud Billiottet, avocat en droit immobilier à Saint-Tropez.